نرم افزار مدیریت یکپارچه و ساماندهی فرآیند پروژه ی «جیرا» بومی سازی شد

مهندس حامد قنادی رئیس واحد طراحی و توسعه نرم افزار هلدینگ پتروپالایش اصفهان درگفتگو با روابط عمومی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه درباره فرآیند ارتقای نرم افزار جیرا گفت: این نرم افزار پیش از این برای مدیریت مستندات پروژه SAP استفاده می‌شد، با توجه به بررسی‌های بسیاری که در خصوص نرم افزارهای ایرانی و خارجی موجود در بازار انجام شد به این نتیجه رسیدیم که جیرا نرم افزاری است که امکانات گسترده ‌تر و امکان تغییرات بیشتری دارد.

وی افزود: از آنجایی که با نرم افزار جیرا، سامانه مستندات SAP را راه اندازی کرده و مباحث پشتیبانی را دنبال می‌کردیم، همچنین برای ارتباط با سایر سازمان‌ها، گردش کار را در جیرا راه اندازی کردیم، نتیجه گرفتیم که می‌توانیم در این نرم افزار گردش‌کارهای مختلفی داشته باشیم.

رئیس واحد طراحی و توسعه نرم افزار هلدینگ پتروپالایش اصفهان ادامه داد: این نرم افزار در زمینه مستندات و گردش کار مربوط به پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد، با توجه به اینکه گردش کار مستندات در روش فعلی، براساس محدودیت‌های روش کاغذی و استفاده از اکسل انجام می‌شد، نیاز به ارتقای جیرا از سوی هلدینگ نیز مطرح شد و بر آن شدیم که با اعمال تغییرات در زمینه کدنویسی و پیکربندی، نرم افزار را ارتقا داده که در این خصوص همکاری مناسبی بین هلدینگ پتروپالایش اصفهان و شرکت پتروپالایش میرداماد صفه صورت پذیرفت.

وی در خصوص روند انجام کار بیان کرد: در ابتدای کار مقداری تفاوت دیدگاه وجود داشت، اما از آنجا که شرکت پتروپالایش میرداماد صفه از گردش کار پروژه‌های نفتی تبعیت می‌کرد، بنابراین طی بررسی‌ها و جلسات مختلف به راهکار مشترک رسیدیم که با مکانیسم مشخص و دقیقی، این سیستم پیاده سازی و اجرا شود.

قنادی در ارتباط با مزایای این پروژه اظهار داشت: قبل از استقرار این نرم افزار، مستندات پروژه‌ها در سامانه نرم افزاری شرکت‌های مجری یا پیمانکار قرار می‌گرفت، بنابراین با دو مشکل روبرو بودیم، نخست اینکه از امنیت اطلاعات روی سرورهای آن‌ها مطمئن نبودیم و دوم اینکه اگر قرارداد با یک شرکت پیمانکار به هر دلیلی خاتمه می‌یافت یا فسخ می‌شد، به آخرین نسخه مستندات دسترسی نداشتیم مگر اینکه همه مستندات را در سیستم‌های داخلی نیز ذخیره می‌کردیم، لذا ممکن بود مستنداتی به روز شده باشد اما آن را در شبکه داخلی خود به روز نکرده باشیم؛ اما با بهبود نرم افزار و توسعه آن، همه ارکان پروژه به آخرین نسخه مستندات دسترسی خواهند داشت.

وی اظهار کرد: در روش قبلی بخشی از گردش ارجاعات روی سامانه داخلی پالایشگاه قرار داشت و بخشی روی سامانه نرم افزار مجری، یعنی مدیران و کارکنان پروژه در مکاتبات نیما گردش را پیگیری می‌کردند اما با این روش، هر دو طرف متعهد می‌شوند که آخرین کامنت‌های یک سند را روی همین بستر لحاظ کنند که می‌تواند از بروز مشکلات در آینده جلوگیری کند.

نرم افزار جیرا گامی اساسی در جهت یکپارچگی و مدیریت پروژه است

همچنین در این پیوند کارشناس مرکز مدیریت اسناد فنی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه در ارتباط با ضرورت ارتقای نرم افزار جیرا عنوان داشت: واحد مهندسی به منظور کنترل، گردش کار و ارائه گزارش و مستندات پروژه ها، نیاز به یک بستر امن با سطح دسترسی راحت و سریع داشت تا بتواند نظارت کافی بر روی آخرین مدارک و مستندات فنی را داشته باشد.

رضا علی اکبری افزود: با همکاری واحد اسناد فنی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه و واحد توسعه سیستم های هلدینگ پتروپالایش اصفهان، فرآیندهای لازم جهت بهینه سازی اسناد مهندسی در این نرم افزار پیاده شد که قابلیت ها و نیازهای مدیریت اسناد را ارتقا بخشد. از مزایای بهبود عملکرد این نرم افزار می توان به کاربرپسند بودن، شخصی سازی، تغییر محیط کاری و بررسی گزارشات مورد نیاز کاربر نام برد.

اکنون با ارتقا و بومی سازی نرم افزار جیرا می توان به مواردی همچون: سرعت بالا جهت اتصال، آپلود و دانلود فایلها ، صدور آسان ترانسمیتال، امکان جستجوی پیشرفته، تشخیص میزان پیشرفت پروژه بصورت لحظه ای و بارگزاری مجزای فایل ها بصورت PDF و NATIVE با سطح دسترسی بالا اشاره نمود. همچنین روند گردش مدارک بصورت خطی می باشد که امکان ارجاع اشتباه را تقریباً به صفر می رساند.

کارشناس مرکز مدیریت اسناد فنی شرکت پتروپالایش میرداماد صفه با بیان اینکه نرم افزار جیرا دارای محیطی امن و یکپارچه برای کنترل فعالیتهاست که می تواند در آینده به انجام مکاتبات، صورتجلسات و خرید محصولات یا خدمات نیز کمک نماید که هدف ارتقا هرچه بیشتر و رشد فرآیندها در بستر بهترین مکانیسم های فنی است.