یادداشت اختصاصی از مینا جعفری
کنترل‌های داخلی موثر در وصول مطالبات بخش درآمد شرکت‌های نیروگاهی
پیاده‌سازی و نگهداری یک سیستم کنترل داخلی قوی در بخش وصول مطالبات، برای پایداری مالی و عملیاتی شرکت‌های نیروگاهی امری حیاتی است. این سیستم باید جامع، منعطف و با قوانین و مقررات بالادستی (وزارت نیرو، صمت و سایر نهادهای نظارتی) انطباق کامل داشته باشد.
صنعت نیروگاهی به عنوان یکی از ارکان حیاتی زیرساخت‌های اقتصادی هر کشور، با چالش‌های منحصر به فردی در مدیریت درآمد و وصول مطالبات خود روبروست. ماهیت عملیات تولید و توزیع انرژی، پیچیدگی قراردادها با مشترکین (اعم از صنایع بزرگ، تجاری و خانگی) و همچنین تاثیر متغیرهای محیطی و اقتصادی بر توان پرداخت مشترکین، همگی لزوم وجود یک سیستم کنترل داخلی قوی و کارآمد را در فرآیند وصول مطالبات برجسته می‌سازند. این مقاله با هدف ارائه چارچوبی برای ارزیابی و تقویت کنترل‌های داخلی در بخش وصول مطالبات شرکت‌های نیروگاهی، به ویژه با در نظر گرفتن الزامات قانونی و مقرراتی وزارت نیرو و سازمان‌های مرتبط، تهیه شده است. هدف نهایی، اطمینان از صحت، کامل بودن و به موقع بودن فرآیندهای مرتبط با وصول مطالبات، به حداقل رساندن ریسک عدم وصول و بهبود سلامت مالی شرکت است.
بدنه اصلی
در این بخش، کنترل‌های داخلی کلیدی در فرآیند وصول مطالبات، به همراه ملاحظات قانونی و عملیاتی مربوط به صنعت نیروگاهی، تشریح می‌شوند:
۱. کنترل‌های مرتبط با فرآیند صدور صورتحساب (Billing):
-
دقت در ثبت قرائت کنتورها:
- کنترل: استفاده از سیستم‌های قرائت هوشمند (Smart Metering) برای کاهش خطای انسانی در ثبت میزان مصرف.
- کنترل: وجود رویه‌های تایید و صحه‌سنجی قرائت‌ها توسط ناظران یا سیستم‌های خودکار قبل از صدور صورتحساب.
- الزام قانونی: رعایت دستورالعمل‌های شرکت توانیر و شرکت‌های توزیع نیروی برق در خصوص نحوه اندازه‌گیری و ثبت مصرف.
-
صحت محاسبات و تعرفه‌ها:
- کنترل: به‌روزرسانی منظم و خودکار تعرفه‌های برق بر اساس مصوبات شورای اقتصاد، هیئت وزیران و بخشنامه‌های وزارت نیرو.
- کنترل: اجرای دقیق فرمول‌های محاسبه بهای انرژی بر اساس نوع تعرفه (خانگی، صنعتی، کشاورزی، عمومی) و ساعات اوج مصرف.
- الزام قانونی: پیروی از مصوبات تعرفه‌گذاری سازمان انرژی‌های تجدیدپذیر و بهره‌وری انرژی برق (ساتبا) و وزارت نیرو.
-
زمان‌بندی و ارسال صورتحساب:
- کنترل: تعریف بازه‌های زمانی مشخص و رعایت دقیق آن‌ها برای صدور و ارسال صورتحساب‌ها به کلیه مشترکین.
- کنترل: استفاده از کانال‌های ارتباطی متنوع (آنلاین، پیامک، ایمیل، فیزیکی) برای اطمینان از دریافت صورتحساب توسط مشترک.
۲. کنترل‌های مرتبط با فرآیند وصول مطالبات (Collection):
-
تنوع و سهولت روش‌های پرداخت:
- کنترل: فراهم کردن درگاه‌های پرداخت آنلاین، اپلیکیشن‌های موبایل، پرداخت از طریق عابربانک‌ها و شعب بانک‌های عامل.
- کنترل: ایجاد امکان پرداخت اقساطی برای مشترکین با مشکل نقدینگی، تحت ضوابط مشخص.
-
پیگیری منظم مطالبات معوق:
- کنترل: تعریف سطوح مختلف پیگیری (پیامک یادآوری، تماس تلفنی، اخطاریه کتبی) بر اساس میزان و قدمت بدهی.
- کنترل: سیستم طبقه‌بندی مشترکین بدهکار بر اساس ریسک عدم وصول و اولویت‌بندی اقدامات وصول.
-
مدیریت اختلافات و شکایات:
- کنترل: ایجاد فرآیند شفاف و سریع برای رسیدگی به اعتراضات و اختلافات مشترکین در خصوص صورتحساب‌ها.
- کنترل: مستندسازی کامل کلیه مکاتبات و اقدامات انجام شده در فرآیند وصول و رسیدگی به شکایات.
-
اقدامات قانونی و اجرایی برای وصول:
- کنترل: تعریف و اجرای رویه‌های مشخص برای قطع موقت یا دائمی انشعاب در صورت عدم پرداخت پس از طی مراحل قانونی.
- کنترل: پیگیری قضایی یا ارجاع پرونده به اجرائیات سازمان‌های ذی‌ربط (در صورت لزوم و طبق مقررات).
- الزام قانونی: رعایت آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های وزارت نیرو و سازمان‌های مربوطه در خصوص قطع انشعاب و وصول مطالبات.
۳. کنترل‌های مدیریتی و نظارتی:
-
تفکیک وظایف:
- کنترل: اطمینان از عدم تداخل وظایف بین واحد صدور صورتحساب، واحد وصول مطالبات، و واحد حسابداری.
- کنترل: وجود سطوح دسترسی متفاوت در سیستم‌های اطلاعاتی بر اساس نقش هر فرد.
-
مغایرت‌گیری و گزارش‌گیری:
- کنترل: انجام مغایرت‌گیری منظم بین صورتحساب‌های صادر شده و وصولی‌های ثبت شده.
- کنترل: تهیه گزارش‌های مدیریتی دوره‌ای (روزانه، هفتگی، ماهانه) در خصوص وضعیت مطالبات، نرخ وصول، بدهی‌های معوق و ریسک‌های مرتبط.
-
ارزیابی ریسک:
- کنترل: شناسایی و ارزیابی مستمر ریسک‌های مرتبط با فرآیند وصول مطالبات (مانند ریسک اعتباری مشترکین، ریسک قانونی، ریسک عملیاتی).
- کنترل: تدوین برنامه‌های عملیاتی برای مدیریت و کاهش ریسک‌های شناسایی شده.
-
حسابرسی داخلی:
- کنترل: اجرای دوره‌ای برنامه‌های حسابرسی داخلی بر روی فرآیندهای صدور صورتحساب و وصول مطالبات برای ارزیابی اثربخشی کنترل‌های موجود.
۴. ملاحظات قانونی و مقرراتی (وزارت نیرو و صمت):
- آیین‌نامه اجرایی قانون فروش برق به مشترکین: این آیین‌نامه چارچوب کلی نحوه محاسبه بهای برق، شرایط فروش، و حقوق و تکالیف مشترکین و شرکت‌های توزیع را مشخص می‌کند. کنترل‌های داخلی باید با مفاد این آیین‌نامه همسو باشند.
- دستورالعمل‌های تعرفه‌گذاری: وزارت نیرو و سازمان‌های ذی‌ربط، تعرفه‌های مختلف را تعیین و ابلاغ می‌کنند. صحت اعمال این تعرفه‌ها در صورتحساب‌ها، از وظایف اصلی کنترل‌های داخلی است.
- قوانین و مقررات مربوط به وصول مطالبات: شامل مقررات مربوط به قطع انشعاب، نحوه اقساطی کردن بدهی‌ها، و پیگیری‌های حقوقی که شرکت‌ها موظف به رعایت آن‌ها هستند.
- قوانین سازمان حمایت مصرف‌کنندگان و تولیدکنندگان: در مواردی که قیمت‌گذاری یا نحوه ارائه خدمات تحت نظارت این سازمان باشد، کنترل‌های داخلی باید انطباق با مقررات آن را نیز تضمین کنند.
نتیجه‌گیری
پیاده‌سازی و نگهداری یک سیستم کنترل داخلی قوی در بخش وصول مطالبات، برای پایداری مالی و عملیاتی شرکت‌های نیروگاهی امری حیاتی است. این سیستم باید جامع، منعطف و با قوانین و مقررات بالادستی (وزارت نیرو، صمت و سایر نهادهای نظارتی) انطباق کامل داشته باشد. با تمرکز بر دقت در صدور صورتحساب، ارائه روش‌های متنوع و سهل‌الوصول برای پرداخت، پیگیری منظم و قانونی مطالبات معوق، و وجود نظارت‌های مدیریتی و حسابرسی داخلی اثربخش، شرکت‌های نیروگاهی می‌توانند ریسک عدم وصول مطالبات را به حداقل رسانده، جریان نقدینگی خود را بهبود بخشند و در نهایت، خدمات پایدار و مطمئنی را به مشترکین خود ارائه دهند. توجه مدیرعامل و هیئت مدیره به تقویت مستمر این کنترل‌ها، تضمین‌کننده سلامت و موفقیت بلندمدت شرکت خواهد بود.
نظر شما