مدیریت عملیات و بهینه‌سازی فرآیندها

در دنیای پیشرفته امروز، فناوری دلیل درست پیش رفتن همه‌چیز محسوب می‌شود. مسئولان و مدیران سازمان‌ها می‌دانند هرچه کارها روان‌تر و سریع‌تر پیش برود، کارمندان می‌توانند عملکرد بهتری از خود نشان دهند و در نتیجه کارها زودتر پیش خواهد رفت. یکی از اهداف مهم هر مدیری، همسو کردن استراتژی‌های فناوری با اهداف تجاری کسب‌وکار است. 

حتی اگر شرکتی برای مدت طولانی کارها را به روش خاصی انجام داده باشد، کلید موفقیت همیشه به دنبال راه‌هایی برای بهبود با کمک فناوری است. اینجاست که اهمیت مدیریت عملیات و بهینه‌سازی فرآیندها نمایان می‌شود.

مدیریت عملیات و بهینه‌سازی فرآیند چیست؟

مدیریت عملیات به مدیریت عملکرد روزانه کسب‌وکار به روشی کارآمد گفته می‌شود که باید به‌نوعی باشد که سودآوری را به حداکثر برساند. همچنین مدیریت عملیات، تدوین استراتژی‌ها و انجام اقدامات لازم برای بهینه‌سازی فرآیندها ازجمله عملکرد تولید و زنجیره تامین را نیز شامل می‌شود.

بهینه‌سازی فرآیند به معنای مراحلی است که یک فرآیند را برای بهینه‌سازی مجموعه مشخصی از پارامترها بدون نقض محدودیت تنظیم می‌کنند. رایج ترین اهداف بهینه‌سازی به حداقل رساندن هزینه و به حداکثر رساندن توان عملیاتی و بهره‌وری است. بهینه‌سازی فرآیند یکی از ابزارهای کمی مهم در تصمیم گیری صنعتی است.

چرا مدیریت عملیات و بهینه‌سازی فرآیند اهمیت دارد؟

در دنیای تجارت، زمان پول است. هر عملیات و فرآیندی که بتواند در زمان صرفه‌جویی کند، خطاها را کاهش و بهره‌وری را افزایش دهد ارزش پیگیری دارد. بهینه‌سازی فرآیند کسب‌وکار، بررسی و بهبود نحوه انجام کار برای دستیابی به این اهداف است. تغییر فرآیندهای ایجاد شده می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما مزایای آن ارزش تلاش را دارد. مدیریت عملیات و بهینه‌سازی فرآیند مزایای دیگری نیز دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

افزایش بهره‌وری کارکنان

یکی از اساسی‌ترین چالش‌ها برای هر مدیری، نگرانی در مورد بهره‌وری کارکنان است. یکی از راه‌های حل این مشکل استفاده از پلتفرم‌های فرآیند کسب‌وکار است. استفاده از این پلتفرم‌ها آسان است و کارمندان می‌توانند به‌راحتی وارد ابزارهای تلفن همراه شوند، مطالعه کنند و سپس دانش عمومی خود را در فرآیند کسب‌وکار روزمره به کار ببرند. پلتفرم بهینه‌سازی فرآیند خطاهای کاری را کاهش  و سرعت انجام کار را افزایش می‌دهد.

افزایش رضایت مشتریان

جلب رضایت مشتری یکی از اهداف مهم هر شرکت محسوب می‌شود. اگر الگوهای راهنمای عملیات یک شرکت به اندازه کافی خوب نباشند، با هر مشکلی که خریدار در به‌روزرسانی یا مشکلات قدیمی حل نشده داشته باشد، از رضایت او 15 درصد کاسته می‌شود. برای حل چنین مشکلاتی تیم مدیریت عملیات باید از به‌روزرسانی سیستم و حل مشکلات قدیمی اطمینان حاصل کند تا وفاداری کاربران تقویت شود.

کاهش هزینه‌های یک کسب‌وکار

اکثر کسب‌وکارها منابع محدودی دارند و باید از تخصیص بودجه، فناوری، منابع و بخش مالی خود به بهترین نحو استفاده کنند. تیم‌های مدیریت عملیات می‌توانند هزینه‌های عملیاتی را با استفاده از فناوری کاهش دهند. 

همچنین تیم‌های مدیریت عملیات می‌توانند با حذف فعالیت‌هایی که ارزش افزوده ندارند، فرآیندها را بهینه کنند. در نهایت، یک تیم عملیاتی باید از سیستم‌هایی استفاده کند که بینشی در مورد خدمات یا محصولاتی که بهترین بازده را ارائه می‌دهند، به اشتراک بگذارد.

تضمین کیفیت محصولات

مدیریت عملیات کیفیت محصول را با نظارت و افزایش تولید بهبود می‌بخشد. علاوه‌براین، مدیران ناظر بر عملیات یک سیستم کنترل کیفیت بالا را پیاده‌سازی می‌کنند که به مقررات پایبند است و انتظارات مشتری و شهرت محصول را برآورده می‌کند.

نحوه پیاده‌سازی مدیریت عملیات و بهینه‌سازی فرآیند در یک شرکت

برای پیاده‌سازی مدیریت عملیات و بهینه‌سازی فرآیند در یک کسب‌وکار باید از یک رویکرد سیستماتیک استفاده کرد. این عمل معمولاً یک فرآیند پیوسته است که توسط متخصصان عملیاتی هدایت می‌شود که فرآیندهای روش‌شناختی را برای برنامه‌ریزی، تجزیه و تحلیل و اجرای بهبود فرآیند دنبال می‌کنند.

هنگام بهینه سازی یک فرآیند در یک سازمان سازمانی، چندین مرحله باید دنبال شود. در ادامه با این مراحل بیشتر آشنا خواهیم شد:

• مشخص کردن اهداف: اولین قدم عملیات شناسایی اهداف برای بهینه‌سازی فرآیند است. این شناسایی به تعیین بهترین راه برای بهینه‌سازی فرآیند کمک می‌کند.
• تجزیه و تحلیل فرآیندهای جاری: فرآیندهای فعلی برای شناسایی زمینه‌های بهبود باید تجزیه و تحلیل شوند. این مرحله را می‌توان از طریق نقشه‌برداری فرآیند یا از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها انجام داد.
• توسعه یک فرآیند بهینه: پس از شناسایی زمینه‌های بهبود باید یک فرآیند بهینه‌سازی شده بر اساس اهداف بهینه‌سازی را ایجاد کرد. در این مرحله مدیران باید اطمینان حاصل کنند که اتوماسیون و فناوری لازم برای بهینه‌سازی فرآیند در دسترس است.
• آزمایش فرآیند بهینه‌سازی شده: هنگامی که فرآیند بهینه‌سازی شده توسعه یافت، بهتر است برای اطمینان یافتن از برآورده شدن اهداف بهینه‌سازی آن را آزمایش کرد. این آزمایش به شناسایی هرگونه مشکل یا زمینه‌ای که نیاز به بهبود دارد، کمک می‌کند. ‌
• پیاده‌سازی: حال که بهینه‌سازی فرآیند مورد تایید قرار گرفت، زمان اجرای فرآیند در سراسر سازمان است. این مرحله ممکن است نیاز به نظارت و اندازه‌گیری بیشتری داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که بهینه‌سازی نتایج مورد نظر را حفظ می‌کند.
• ارزیابی و بهبود مستمر: به ندرت بهبود فرآیند تنها در یک عملیات اتفاق می‌افتد. بنابراین تجزیه و تحلیل مستمر و اصلاح فرآیندهای اصلی را برای دستیابی به بهبود تدریجی باید انجام شود.

مهارت‌های ضروری برای مدیر عملیات بهینه‌سازی

شخصی که به‌عنوان مدیر و رهبر عملیات و بهینه‌سازی فرآیند انتخاب می‌شود، باید مهارت‌های خاصی را دارا باشد. بدین منظور فهرستی از مهارت‌های مدیریتی لازم یک مدیر عملیات برای شما تهیه کردیم که در ادامه آن را مورد مطالعه قرار خواهیم داد:

• توانایی تجزیه‌ و تحلیل: مدیران عملیات باید داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنند تا از قدرت عمل سازمان اطمینان حاصل کنند.
• تحلیل ریسک‌ها: یک مدیر عملیات باید تمام خطرات محتمل برای ریسک‌های بالقوه مانند سرقت اطلاعات را شناسایی کند.
• برنامه‌ریزی استراتژیک: برای مدیر عملیات لازم است که برای اهداف بلندمدت، چشم‌انداز عملکردی و مالی ایجاد کند.
• تصمیم‌گیری: مدیر عملیات باید تمام تصمیم‌گیری‌های لازم ازجمله تصمیمات در مورد موجودی، نیروی کار و نظارت بر کنترل و برنامه‌ریزی را انجام دهد.
• رهبری: توانایی مربیگری و داشتن تجربه در زمینه آموزش برای هر مدیری امری ضروری است. ترکیبی از مهارت‌های بین‌فردی، تفکر استراتژیک و تعهد به رشد فردی و تیمی به رهبری موثر در نقش مدیریتی کمک می‌کند.
• ارتباطات: ارتباطات موثر به مدیران عملیات کمک می‌کند تا روابط با همه ذینفعان یک کسب‌وکار را مدیریت کنند. هر مدیری باید توانایی شنیدن موثر و بازخورد دادن مناسب را داشته باشد.
• حل مسئله: رهبرانی که توانایی حل مسئله قوی دارند در محل کار مولدتر و خلاق‌تر هستند. بااین‌حال، از آنجایی که حل مسئله شامل یک سری فرآیندها می‌شود، هر مدیری می‌تواند از طریق تجزیه و تحلیل، ارتباط، سازگاری و کار تیمی، رضایت شغلی را افزایش دهد و مشتریان خود را راضی نگه دارد.